コラム：中途採用　リファレンスチェックとは？？

こんにちは！！

グロース採用担当です。

 

ここ最近、急に朝の気温が一桁になり、お布団から出られない季節になってきました…。

ひしひしと冬の到来を感じます。

先日、まだ紅葉を見てなかったと思い、長瀞まで紅葉狩りに行ってきました(*^-^*)

真っ赤な紅葉がとても綺麗でした。

今無限列車編が佳境なので、煉獄さんも連れて行きました(笑)

 

 

さて、本題に戻りまして、

今週のコラムは、採用関連のコラムになります。。

 

皆さんは、転職活動をしていく中で、リファレンスチェックという単語を

聞いたことがありますか？

 

企業が採用活動をする中で、ここ最近スタンダードになってきたトピックなので、

今日は聞いたことが無い方のために、リファレンスチェックやバックチェックがどういうものなのか、どう実施されているのかをご紹介させていただきます！

 

★リファレンスチェックとは・・・？？
リファレンスチェックとは採用企業が求職者や内定予定者に対して実施する確認作業で、

履歴書や面接では確認できなかった内容を調べるためのものです。

 

前職の上司や前々職の上司などに聞くのが基本で、今までの職場での勤務態度がどうであったか、

仕事への取り組みや実績がどんな様子だったかなどを調べています。

 

★リファレンスチェックを行う目的とは・・・？

書類・面接でわからない部分を確認する

リファレンスチェックの目的として最も典型的なのが書類や面接による選考をしただけではわからない求職者の人物像を正しく把握することです。

書類に書かれているわずかな内容や数十分程度の面接で求職者がどんな人なのかを

深く理解するのは容易ではありません。

選考の際には大げさな表現をして事実とやや離れた内容を求職者がアピールしている

可能性もあるでしょう。

リファレンスチェックでは採用プロセスの中で確認できなかったり、あらためて

採用を考えたときに確認すべき事項として上がったりしたものを調べています。

また、求職者が隠しているつもりはなかったとしても説明していなかったことで気になる点を調べるのも目的です。

 

入社後の能力・人柄におけるミスマッチを最小化する

リファレンスチェックには能力や人柄といった点でミスマッチが起こるリスクを最小化する目的もあります。

今までの職場でどのように仕事で能力を発揮してきたか、人間関係をどのように構築してきたかといった点を確認しているのです。

これは入社して間も無く退職してしまうのを防ぐのに重要なことで、

退職理由の上位3位に労働条件、人間関係、仕事内容のミスマッチが挙げられています。

リファレンスチェックを通して社員と良好な人間関係を築けるか、要求する予定の仕事に適性があるかを確認し、退職リスクを低減させているのです。

企業にとってのリスクを最小化する

企業にとって採用した社員がわずかな期間で辞職するのは大きなリスクです。

採用した社員が3か月で離職すると概算では1人当たり187.5万円のコストがかかると言われています。

また、採用してからあてがった仕事がミスマッチだった場合には成果が上がらず、むしろ損失を生むリスクがあるでしょう。

マッチしない人材を採用してしまうと大きなコストが発生する可能性が高いことから、

リファレンスチェックによって企業にとってのリスクの最小化が試みられています。

 

★リファレンスチェックは拒否できる・・・？

結論、答えから言うとYESです。

リファレンスチェックを実施する際には、必ず求職者本人からの承諾を得る必要があります。

（第三者提供の制限）

 

第二十三条　個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、

個人データを第三者に提供してはならない。

引用元：個人情報保護法23条

 

前職等に求職者の勤務態度や実績などの情報を得る行為は、個人データの取得となりますので、

無断でリファレンスチェックを実施した際には、リファレンスチェック先が個人情報を流出させたことになってしまいます。

リファレンスチェック自体の違法性はありませんが、このような理由から必ず求職者からの承諾が必要です。

言い換えれば、求職者がリファレンスチェックに同意しなければ実施することもできませんので、

求職者自ら拒否することもできるのです。

 

★リファレンスチェックの拒否理由　

＜求職者側から断られるケース＞

１．在職中に内緒で転職活動を行っている

現在働いている職場に対してリファレンスチェックを行う場合、転職活動そのものを知られたくない求職者は多いです。

その場合、リファレンスチェック以外の方法で人柄や適正などを判断したり、

退職した後にきちんとリファレンスチェックを実施したりすると良いでしょう。

ただし、内定を出した後にリファレンスチェックを行ってマイナスな部分を発見しても

簡単に内定取消しにはできませんので、慎重に選別することをおすすめします。

 

２.リファレンスチェックを対応してくれる人がいない

（推薦人が不在）

リファレンスチェックは前職の上司や同僚、部下などに質問する形になりますが、

リファレンスチェックの対応を頼める人がいない場合には拒否されることがあります。

リファレンスチェックを頼める人がいない場合、多くが前職での良好な人間関係が築けていなかったり、

退職方法に問題があったりするケースが多いです。１つの判断材料になるかもしれません。

一方で、ブラック企業など前職で不当な扱いを受けており、関わりを持ちたくないと考えて退職をしていった方もいます。

このように、拒否するなら拒否する理由をしっかり聞き取ることで、前職ではどのような状況だったのかを判断することもできるでしょう。

 

3.履歴書等の内容と差異がある

これは、経歴詐欺にもなるのであまり無いケースかと思いますが、実際に履歴書等に書かれている内容に虚偽がある場合、

リファレンスチェックによって事実を知られるとマズいとして拒否されるケースがあります。

この場合、求職者自ら「知られたくないことがあるので拒否します」などと言わずに別の理由によって拒否してくるかと思います。

なぜ拒否してくるのかの理由をしっかり聞き取り、理由が不明瞭であれば不採用にする判断材料の1つにしても良いでしょう。

 

＜リファレンス先の担当者から拒否される理由＞

求職者本人はリファレンスチェックを承諾していても、リファレンスチェック先となる担当者の方から

拒否される・対応してくれないようなケースもあります。

 

1.退職して欲しくない

退職してほしくないという気持ちからリファレンスチェックに非協力的になってしまう方もいます。

2.関係性が良くない

本人からの推薦はあったものの、実際には関係性が悪く、対応したくないと拒否されるケースがあります。

3.多忙である・配置転換があった

担当となる方が現在多忙でなかなか対応できずに拒否されることもあり得るでしょう。

リファレンスチェックをスムーズに行えるツールなどを使い、なるべく担当者に負担がないような方法を検討しましょう。

 

<リファレンス先企業から拒否される理由＞

リファレンスチェックを行う企業側から拒否をされてしまう場合もあります。

 

1.求職者との関係性が良くない

上記と同じく、求職者との関係が悪く退職まで至った場合には、会社がリファレンスチェックに応じてくれない場合があります。

2.多忙・担当者がいない

会社そのものが忙しくて対応できない場合や、数年前に退職した会社で当時の状況を把握している担当者がいないような場合には

リファレンスチェックを行うことも難しくなります。

3.個人情報保護の観点から拒否される

リファレンスチェックを実施する会社も徐々には増えてきていますが、まだまだ馴染みがない会社は

「安易に元従業員の情報を渡すべきではない」と拒否されるケースもあります。

リファレンスチェック実施の目的をしっかり説明し、本人の同意も得ており法的にも問題ない旨を伝えることで拒否されることを防ぐことができます。

 

★リファレンスチェックを拒否した場合のデメリットとは？？

どうしてもリファレンスチェックを拒否したい場合には、その理由を正直に伝えるか、

そもそもリファレンスチェックを実施していない企業に絞っていくかの選択をしていくことになるでしょう。

1.リファレンスチェックを拒否するデメリットと拒否する理由

リファレンスチェックは拒否すること自体がマイナスポイントに繋がってしまいます。

リファレンスチェックでは、基本的に履歴書で書かれている経歴などの差違や過去のトラブルなどを探る目的で行われます。

それを拒むということは、何かしらのマイナス部分があると捉えられても仕方ないからです。

2.在職中の転職活動であることを正直に伝える

リファレンスチェックを拒否したい理由の多くに、在職中に転職活動を行っており、現職には知られたくないという方も多いでしょう。

その場合は、採用担当者に正直に伝えることで大抵は他の方法やリファレンスチェックの実施時期を退職後などに調整してくれます。

特にやましい理由での拒否でもないため、ある程度は融通を利かせて対応してくれることでしょう。

3.転職エージェントに相談する

どうしてもリファレンスチェックを受けたくないと考えているのであれば、

そもそもリファレンスチェックを実施していない企業に絞ると良いでしょう。

日本企業でも増えてきてはいますが、リファレンスチェックを実施している企業の多くは外資系企業や金融系、

機密情報を取り扱う職種などです。応募先に強いこだわりがなければ、他の転職先も探してみましょう。

 

★バックチェックとは・・・？

リファレンスチェックと類義になるバックチェックとは

正式には「バックグラウンドチェック」といいます。

履歴書や職務経歴書の内容（学歴や職歴）に虚偽がないか、反社との関わりはないか、

犯罪歴や破産歴をチェックするもので採用調査、雇用調査、人事調査とも呼ばれています。

 

調査についても、リファレンスチェックと同様に、本人の同意なくして実施することはできません。

当然、拒否することもできますが、リファレンスチェックと同様に拒否される場合には、

何かしらの問題で採用のリスクがあることは理解しておいた方が良いです。

 

★最後に

リファレンスチェックは外資系企業のプラクティスでしたが、近年では日系企業の一部でも、

リファレンスチェックを実施する例が増えています。

せっかく内定をもらっていた企業でも、リファレンスチェックで重大な過失が発覚した場合には、

内定取り消しも十分にあり得ます。

そうならない為にも、書類に虚偽を書かない、事実は事実として、選考中に伝える等

事前に対策をしておきましょう。

 

どのポジションでも実施する会社は、日本企業ではまだまだ多くありませんが、

管理職や重要なポジションで入社する方には、結構実施率が高くなってきた印象があります。

 

私自身も過去在籍してきた企業で、リファレンスチェックの実施同意を求められたことがありましたが、

推薦人が不在で企業側にお断りされたそうです（←入社後に聞いた話）

まだまだ馴染みがなく、適正検査や性格診断等が主流ではありますが、

もし今後の転職先でこの単語が出てきた時には、このコラムを思い出して貰えると幸いです。

 

次週のコラムのネタは未定です。

本日も読んでいただき、ありがとうございました(*^^*)

 

先日、大谷翔平選手がMVPを受賞した時に、東京タワーで特別ライトアップをしていたので、

19:19に間に合うように写真撮りに行ってきました！！

ちょうど皆既月食の日と重なっていて、タワー周辺に人だかりが出来てました。